Contas a pagar e a receber em planilha: vencimentos e rotina com IA

Para controlar contas a pagar e a receber em planilha, crie uma aba com descrição, valor, vencimento, status e forma de pagamento, coloque uma lista suspensa no status e use a formatação condicional para pintar o que está vencido ou perto de vencer. Reserve 20 minutos por semana para atualizar e olhar o resumo. Simples assim, e de graça no Google Planilhas.

Muito pequeno negócio perde dinheiro não por falta de venda, mas por esquecimento: o boleto do fornecedor que venceu, o cliente que ficou de pagar e ninguém cobrou, a mensalidade que passou batida. A planilha não é sofisticada, porém dá visão de quanto entra e sai nos próximos 30 dias, que é a pergunta que mais importa no caixa. Este guia mostra o modelo passo a passo, as fórmulas, os prompts para a IA ajudar, um exemplo com números de uma loja de 6 mil reais por mês de contas e os erros mais frequentes.

Por que separar a pagar e a receber (e o que isso resolve)

Quem mistura tudo em um extrato bancário vê o passado. Quem separa o que ainda vai pagar e o que ainda vai receber enxerga o futuro próximo: se na quinta-feira vencem R$ 2.400 e só entram R$ 900, dá tempo de agir, seja renegociando prazo, cobrando um cliente ou segurando uma compra. Esse olhar é o coração do fluxo de caixa, e a planilha é a versão mais barata de fazê-lo.

Também ajuda a separar o dinheiro da empresa do pessoal, assunto do texto sobre retirada fixa do dono e conta separada. Se a empresa tem capital apertado, vale ler sobre o capital de giro, porque é aí que a falta de controle de vencimentos mais dói.

Colunas da planilha: o mínimo que funciona

Crie uma aba chamada Contas, com uma linha por lançamento. Mais colunas viram trabalho; menos colunas viram dúvida. Este é o mínimo:

Se você ainda está pegando o jeito com fórmulas, o guia de planilhas do zero com IA é um bom reforço antes de seguir.

Lista suspensa no status: acabou o erro de digitação

Quem digita "pago", "Pago", "PAGO" e "pg" na mesma coluna estraga qualquer soma. A solução é uma lista suspensa. Segundo a Central de Ajuda do Google Docs, consultada em 29/10/2026, você seleciona as células, vai em Dados, Validação de dados e Adicionar regra, ou usa Inserir, Menu suspenso, e define as opções à mão ou a partir de um intervalo de células. Em opções avançadas dá para escolher o estilo, como ícone de seta ou chip, e decidir se entradas fora da lista são rejeitadas ou só geram aviso.

Para esta planilha, três opções bastam: Pendente, Pago e Recebido. Se um dia precisar de Negociando ou Atrasado, é só editar a regra em Dados, Validação de dados. Anote que a seleção de vários itens na mesma célula não funciona no celular, segundo a mesma página, mas aqui você só precisa de uma opção por linha.

Cores automáticas para vencidas e a vencer

A formatação condicional pinta a linha sozinha. A página oficial, consultada em 29/10/2026, explica o caminho: selecione o intervalo, abra Formatar, Formatação condicional, e em "Formatar células se" escolha "A fórmula personalizada é". A fórmula pode usar outras células, e o cifrão trava a coluna para a regra valer na linha inteira. A página também avisa que as regras são avaliadas na ordem da lista, e a primeira verdadeira define a formatação, então arraste as regras para colocar a mais importante no topo.

Com a planilha em português, selecione A2:F500 e crie duas regras. A primeira, em vermelho claro, para vencidas e não resolvidas:

=E($E2="Pendente"; $D2<HOJE())

A segunda, em amarelo, para as que vencem nos próximos 7 dias:

=E($E2="Pendente"; $D2>=HOJE(); $D2<=HOJE()+7)

Dependendo da configuração regional da sua conta, o separador pode ser vírgula em vez de ponto e vírgula, e os nomes das funções podem aparecer em inglês. Se a fórmula der erro, peça à IA para adaptar à sua configuração. Linhas pagas ou recebidas ficam sem cor, e o olho vai direto ao que importa.

Resumo semanal: quanto sai e quanto entra em 30 dias

Numa segunda aba chamada Resumo, use somas condicionais para responder: quanto tenho a pagar nos próximos 7 e 30 dias, quanto tenho a receber, e quanto está vencido e ainda aberto. A fórmula de soma com mais de um critério resolve:

=SOMASES(Contas!C:C; Contas!A:A; "Pagar"; Contas!E:E; "Pendente"; Contas!D:D; "<="&HOJE()+30)

Repita trocando "Pagar" por "Receber". A diferença entre as duas é o saldo projetado de 30 dias antes de contar vendas novas. É uma projeção simples, que não substitui o DRE simples, que mostra lucro, mas responde bem à pergunta de caixa. Para conferir com o banco, o guia de conciliação bancária com IA traz o método.

Prompts para a IA montar e revisar a planilha

A IA é boa para escrever fórmulas e revisar a estrutura. Não cole extratos com nomes de clientes reais; use exemplos ou valores sem identificação.

Estou montando uma planilha de contas a pagar e a receber no Google Planilhas em português do Brasil. Colunas: A Tipo, B Descrição, C Valor, D Vencimento (data), E Status (Pendente, Pago, Recebido), F Forma. Escreva: 1) a fórmula personalizada de formatação condicional para linhas pendentes vencidas; 2) a fórmula para pendentes que vencem em 7 dias; 3) a fórmula de soma dos valores a pagar pendentes nos próximos 30 dias. Use ponto e vírgula como separador e explique cada parte em uma frase.

Aqui estão 12 lançamentos fictícios da minha planilha (sem nomes reais). Aponte inconsistências: datas fora de ordem, valores repetidos, status que não bate com a data e linhas sem forma de pagamento. Não altere os dados, só liste os problemas.

Quem usa o celular para lançar contas pode ver o guia do Gemini no Google Planilhas no iPhone e no Android, e para guardar comprovantes e boletos, o texto sobre escanear documentos no celular ajuda a organizar as imagens.

Exemplo com números: uma loja de roupas

Considere uma loja fictícia, com contas fixas de R$ 6.000 por mês: aluguel de R$ 1.800, folha de R$ 2.200, fornecedores de R$ 1.500 e outros de R$ 500. Em uma segunda-feira, a dona abre a planilha e vê três linhas vermelhas e duas amarelas. Soma dos vencidos: R$ 640 (uma conta de energia e uma parcela de fornecedor). Vencem em 7 dias: R$ 2.200 (a folha) e R$ 480 (um boleto). Entradas previstas: R$ 1.350 de parcelas de clientes.

A conclusão é visível em 1 minuto: nesta semana saem R$ 3.320 e entram R$ 1.350, uma diferença de R$ 1.970 que precisa ser coberta por vendas ou por uma conversa com o fornecedor. Ela liga para o fornecedor e negocia as parcelas, usando as ideias de negociação com fornecedores, e cobra os clientes em atraso com mensagens do guia de cobrança e inadimplência. Os valores do exemplo são inventados para ilustrar; a sua realidade terá outros números.

Rotina de 20 minutos por semana

• Segunda de manhã: marcar como Pago ou Recebido o que foi resolvido na semana anterior.
• Lançar as novas contas e vendas parceladas, com valor e vencimento.
• Olhar as linhas vermelhas e amarelas e decidir uma ação para cada.
• Conferir o Resumo e anotar o saldo projetado de 7 e 30 dias.
• Uma vez por mês, comparar o total pago com o extrato do banco.

Quando as cobranças são recorrentes, como mensalidades, o Pix Automático reduz o trabalho de cobrar. Para ver como o caixa do dia conversa com essa planilha, leia o passo a passo do fechamento de caixa diário.

Erros comuns

O mais comum é lançar só o que já foi pago, o que transforma a planilha em extrato e tira o poder de prever. Em seguida vêm as datas digitadas como texto, que o Planilhas não reconhece como data e quebram as cores. Também é frequente esquecer parcelas futuras, esquecer impostos e taxas de cartão, ou deixar a rotina para o fim do mês, quando já é tarde. Outro erro é confiar cegamente na fórmula escrita pela IA: teste com 3 linhas de exemplo antes de aplicar em tudo.

Comece hoje com uma aba e as seis colunas. Em duas semanas você terá a visão do mês seguinte, e o planejamento de 2027 do pequeno negócio fica bem mais fácil. A categoria de negócios do Portal da AI reúne os próximos passos.