Alerta de estoque baixo como serviço: planilha e e-mail

Alerta de estoque baixo como serviço é uma automação simples que você monta para uma loja pequena: uma planilha guarda o estoque atual e o mínimo de cada produto, e um e-mail diário avisa quais itens precisam de reposição. O dono deixa de descobrir a falta quando o cliente pergunta e passa a receber a lista pronta de manhã.

É um serviço de entrada para quem está começando com automação, porque usa ferramentas gratuitas do Google, tem escopo curto e resolve uma dor concreta. Este guia mostra a planilha, o script, os limites do Google que você precisa conhecer, o que entregar, como combinar preço e os erros que mais derrubam esse tipo de projeto. Dados conferidos em 02/11/2026.

Para quem esse serviço faz sentido

O cliente ideal vende produtos com giro frequente e controla estoque de cabeça, no caderno ou numa planilha que ninguém olha: mercadinho de bairro, papelaria, loja de suplementos, petshop, loja de cosméticos, lanchonete com insumos. A dor aparece como venda perdida, compra de emergência mais cara ou dinheiro parado em excesso.

Quando o negócio já tem sistema com alerta embutido, não há o que vender. E se o cliente não faz contagem nenhuma, o primeiro trabalho é organizar o estoque, não automatizar. O guia de IA para gerenciar estoque de pequeno comércio mostra como começar esse controle antes do alerta. Em datas de pico, o aviso ganha valor extra, como no planejamento de estoque para o Natal.

Montando a planilha

Use o Google Planilhas, com uma aba de produtos e colunas fixas. A estrutura abaixo cobre a maioria dos casos pequenos.

Na coluna F, a fórmula é simples:

=SE(B2<=C2;"REPOR";"ok")

O estoque mínimo é a decisão mais importante. Uma regra prática para começar: vendas médias por dia multiplicadas pelo prazo de entrega, mais uma folga. Se a loja vende 3 sacos por dia e o fornecedor leva 3 dias, o mínimo é 9 mais uma folga de 2, ou seja, 11. Peça ao dono para confirmar os números e ajuste depois de duas semanas de uso. Para quem quer uma visão em gráficos depois, o serviço de dashboard para pequeno negócio é um bom upgrade.

O e-mail automático com Apps Script

O Apps Script é o editor de código ligado ao Google Planilhas, em Extensões. A função abaixo lê a aba, junta os itens marcados como REPOR e manda um e-mail. Você pode pedir a um assistente de IA para gerar e explicar o código, mas teste sempre numa cópia da planilha. O artigo sobre Apps Script com IA como serviço detalha essa rotina.

function enviarAlertaDeEstoque() {
  var aba = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Produtos");
  var linhas = aba.getDataRange().getValues();
  var itens = [];
  for (var i = 1; i < linhas.length; i++) {
    if (linhas[i][5] === "REPOR") {
      itens.push(linhas[i][0] + ": " + linhas[i][1] + " em estoque (mínimo " + linhas[i][2] + ") - " + linhas[i][3]);
    }
  }
  if (itens.length === 0) return;
  MailApp.sendEmail("dono@exemplo.com.br", "Estoque baixo: " + itens.length + " itens", itens.join(String.fromCharCode(10)));
}

Depois, crie um gatilho por tempo: em Gatilhos, adicione um novo e escolha execução diária. Segundo a documentação do Google sobre gatilhos, o horário pode variar dentro da janela escolhida (um gatilho das 9h pode disparar entre 9h e 10h), e o gatilho roda com a conta de quem o criou. Avise o cliente sobre isso.

Os limites do Google que você precisa conhecer

A página de cotas do Apps Script lista os limites. Em 02/11/2026, ela indica 100 destinatários de e-mail por dia para contas pessoais e 1.500 para contas Google Workspace, 90 minutos por dia de tempo total de gatilhos em contas pessoais contra 6 horas no Workspace, e 6 minutos por execução em ambos. Esses números podem mudar, então confira a página antes de fechar o projeto.

Na prática, um e-mail diário com a lista completa cabe com folga em qualquer conta. O problema aparece se você mandar um e-mail por produto ou para muita gente. Por isso, o desenho certo é um único resumo por dia. A função MailApp.getRemainingDailyQuota(), descrita na referência do MailApp, mostra quantos destinatários ainda restam no dia. Outro cuidado: o script pede autorização para enviar e-mail em nome da conta, e o cliente precisa aceitá-la.

O que entregar e como cobrar

Defina o escopo por escrito. Um pacote enxuto inclui a planilha pronta, o mínimo calculado para os 30 a 50 produtos principais, o e-mail diário, um vídeo curto de uso e 30 dias de ajustes. Fora do escopo ficam integração com caixa registradora, leitura de código de barras e relatórios de venda. Para vender pacotes maiores, veja como vender pacotes de automação para negócios locais.

Quanto cobrar depende da sua região, do tamanho da loja e do tempo gasto. Como exemplo de raciocínio, não de preço de mercado: se a implantação toma 6 horas e você valoriza sua hora em R$ 60, o piso é R$ 360, e uma mensalidade de suporte de R$ 80 cobre ajustes e dúvidas. Faça a sua conta e compare com o custo de uma venda perdida para o cliente. Para estruturar a mensalidade, leia sobre retainer de automação e contrato. Nada disso garante clientes ou renda: o resultado depende de você achar quem tenha essa dor.

Cuidados com dados e contrato

A planilha de estoque normalmente não tem dado pessoal, o que simplifica as coisas. Mas, se ela passar a incluir clientes, fiado ou telefones, o checklist de LGPD para pequeno negócio passa a valer. Peça que a planilha fique na conta do cliente, compartilhe com você como editor apenas durante o projeto e registre isso no contrato.

Também combine quem responde se o aviso não chegar. Gatilhos podem falhar, e o Google envia e-mail de falha ao dono do gatilho. Oriente o cliente a conferir a caixa de spam nos primeiros dias e a avisar você se um dia passar sem e-mail.

Erros comuns

• Mínimo chutado e nunca revisado: o alerta dispara demais ou de menos e o cliente perde a confiança.
• Estoque atual desatualizado: o alerta só é tão bom quanto a contagem. Combine quem atualiza e quando.
• Um e-mail por produto: estoura a cota e vira ruído. Prefira um resumo diário.
• Código copiado de IA sem teste: rode numa cópia, com dados fictícios, antes de ligar o gatilho.
• Prometer integração com sistema fechado sem checar se ele exporta dados.

Outro caminho para o aviso é a própria regra de notificação do Planilhas, descrita na ajuda do Google: ela avisa quando alguém altera a planilha ou envia um formulário, com e-mail imediato ou resumo diário. Serve para saber que o estoque mudou, mas não filtra por produto abaixo do mínimo, por isso o script segue sendo a opção para o alerta de verdade.

Próximo passo

Monte primeiro a sua própria versão com dez produtos fictícios e teste o gatilho por uma semana. Com isso em mãos, você tem uma demonstração para mostrar a um comerciante conhecido. Se quiser variar o portfólio, os serviços de formulário de pedido e orçamento e de confirmação de consultas e lembretes seguem a mesma lógica. E para ver outras ideias prontas, passe por vender automações prontas com IA.